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Um dos setores mais importantes no seio da Sociedade de São Vicente de Paulo é a secretaria das Conferências e dos Conselhos. Na Regra, há vários artigos indicando as responsabilidades dos secretários, dentre elas há a confecção das atas para registros das reuniões ordinárias e extraordinárias, das assembléias e das Festas Regulamentares.
Uma ata bem elaborada, quer seja manuscrita ou digitada, precisa conter os seguintes elementos: precisão (efetivamente abordar o que ocorreu na reunião ou evento), abrangência (registrar todas as participações e falas dos vicentinos e convidados), poder de síntese (mencionar os atos de forma breve e resumida, sem comprometer a compreensão geral do texto), correção gramatical (texto sem erros de Português, nem na regência nem na concordância) e limpeza (redação limpa, clara, sem rasuras ou manchas, nem adendos à mão).
Se os secretários de Conferência seguirem estas diretrizes, suas atas serão sempre eficientes e, enquanto são lidas, prenderão a atenção de todos os presentes à reunião, especialmente dos aspirantes que acompanham, pela ata, o cotidiano da Sociedade de São Vicente de Paulo. A ata é a história da SSVP e por isso deve ser tratada com carinho e zelo. A cada ano, os livros de atas devem ser adequadamente guardados nos arquivos das Conferências, e nenhum livro pode se perder. Vale lembrar que o Conselho Geral Internacional só agrega a Conferência que anexar sua ata de fundação; assim, a primeira ata de uma unidade vicentina deve ser muito bem redigida e, se possível, contar com a assessoria da Secretaria do Conselho Particular local.
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